ホーム > 就職ガイダンス > 就活ガイド(電話・メール)

就職ガイダンス

就活ガイド(電話・メール)

スケジュール管理 企業研究 就職説明会 身だしなみ
エントリーシート 履歴書 電話・メール 面接
就活に欠かせないツール。基本に則って慎重に

電話だから相手には自分の姿が見えていないと気を抜くなかれ。声のトーンや響き方などから電話をしているこちらの態度や姿勢などは、意外に先方に伝わりや すいものです。また、最近は、資料請求やお礼状としてメールを使うケースが増えてきています。つい気軽に使ってしまえるツールだからこそ、言葉の選び方一 つにも気を配りたいもの。相手に好印象を与える電話のかけかた、メールの書き方をぜひ身に付けて下さい。企業のあなたのへの印象が、大きく変わります。

電話をかける前の準備

メモと筆記用具、日ごろから使っているスケジュール帳などを手元に置いておきます。通話中に相手を待たせて、筆記用具を取りに行くなどはもっての他。電話 をかける時は、予め準備することを怠らずに。自宅にいる場合は、相手にこちらの声が聞こえやすいようにテレビやラジオ等は消します。

電話をかける時間

就業時間外やお昼の休憩時間に電話するのは避けましょう。始業直後や終業間際も避けた方がいいでしょう。ただし、緊急の場合や先方から電話があって折り返し電話をする場合は、この限りではありません。

電話口でのマナー

電話をかけたら、まず自分の氏名・学校名を名乗り、簡潔に挨拶をします。それから要件を伝えましょう。相手は仕事中で忙しい身です。要件はできるだけ簡潔 に。できれば予めメモなどにまとめておくといいでしょう。なお、会話の中で、日時や連絡先など、大切な情報を聞いたら、その場でメモをとり、それを復唱し て聞き間違い等を防ぐようにします。最後にお礼を忘れずに。また、電話は相手が先に切ったことを確認してから切るか、先方が待っている場合は、静かに受話 器を置くようにします。

メールを書くタイミング

時間を選ばず、相手に届けられるのが魅力のメール。会社訪問やOB訪問をした際のお礼メールなどは、できるだけ早いタイミングで出すよう心がけましょう。遅くとも訪問した次の日には、出したいものです。

メールを書く際のマナー

企業宛のメールですからビジネス対応の体裁にします。まず、件名はできるだけ具体的に内容が分かりやすいように書きます。最初に、宛先(企業・部課名・担 当者名など)を記入。手紙とは違い、時候の挨拶などは省きます。但し、お礼状の場合は、「先日はお世話になりました」などの一文を忘れないように。また先 方が返信しやすいように、最後に自分の名前とメールアドレスを記載しておくようにしましょう。

メールを書く時の注意点

メールを書く時は、できるだけ簡素な文章で分かりやすく書くことを心がけましょう。また、細かい点ですが、相手先企業の名前を書く時には、○○○(株)な どと略せず、○○○株式会社と書きます。自分の大学名を書く時は、学部や学科なども省略せずきちんと書く方がよいでしょう。

Copyright c 四日市商工会議所 三重就職NAVI, All Rights Reserved.